Kurumsal hediye çeki alırken genelde ilk bakılan şey fiyattır. Oysa bir çekin ne kadar işe yaradığı; hediye ettiğiniz kişinin onu ne kadar kolay harcadığına ve sizin bu süreci ne kadar rahat yönettiğinize bağlıdır.
Farklı firmaları karşılaştırırken işinizi kolaylaştıracak 7 maddelik kontrol listesi:
1. Mağaza Çeşitliliği ve Kategori Genişliği
Çek sadece birkaç mağazada geçerliyse, hediyeyi alan kişinin seçenekleri kısıtlanır. Market, giyim, elektronik, benzin ve restoran gibi farklı alanları kapsayıp kapsamadığına mutlaka bakın. Ayrıca hem internette hem de fiziki mağazalarda kullanılabiliyor olması şart.
2. Teslimat Hızı ve Gönderim Yolu
Çeklerin insanlara nasıl ve ne kadar sürede ulaştığını mutlaka sorun. SMS, e-posta veya mobil uygulama üzerinden gönderim seçeneği işi çok hızlandırır. Çeki satın aldığınız an ile kişiye ulaştığı an arasında sadece birkaç saniye olmalıdır.
3. Güvenlik
Hediye çeki bir nevi paradır, bu yüzden çok iyi korunmalıdır:
- Tek kullanımlık kodlar veya QR kod ile ödeme yapabilme
- Hem yönetim paneline hem de kullanıcı hesaplarına girerken iki aşamalı doğrulama (SMS kodu vb.)
- Panel içinde kimin neye yetkili olduğunu belirleyebilme
- Yanlış kişiye giden ya da kaybolan çekleri anında iptal edip yeniden gönderebilme
4. Kullanışlı Yönetim Paneli ve Toplu Gönderim
Yüzlerce kişiye tek tek çek göndermekle uğraşılmaz. Tek bir liste yükleyerek herkese aynı anda gönderim yapabilme, kişiye özel tutar belirleyebilme ve gönderimi ileri bir tarihe planlama özelliklerini arayın. Çekler gitmeden önce ikinci bir onay adımının olması da hatalı gönderimlerin önüne geçer.
5. Raporlama ve Takip
Hangi çeklerin gittiğini, hangilerinin açıldığını ve ne kadarının harcandığını net bir şekilde görebilmelisiniz. Bu raporları bilgisayarınıza indirip muhasebe kayıtlarınızla kolayca eşleştirebilmelisiniz. Kullanılmayan bakiyelerin veya süresi dolan çeklerin takibi de buna dahil olmalı.
6. Fatura ve Belge Düzeni
Anlaştığınız firmanın size nasıl bir fatura keseceğini en baştan netleştirin. Çek bedeli ile firmanın aldığı hizmet bedeli faturada ayrı ayrı gösterilmelidir; çünkü ikisinin vergi/KDV durumu farklıdır. Kesilen belgelerin e-fatura sisteminize uygun olması muhasebe ekibinizin işini epey kolaylaştırır.
7. Yasal Uyum ve Veri Güvenliği
Çalışan, bayi ya da müşterilerinizin listesini bir sisteme yüklediğinizde kişisel verileri de paylaşmış olursunuz. Bu yüzden karşı tarafa şu soruları mutlaka sorun:
- Kişisel verileri ne amaçla ve ne kadar süre sakladıklarını açıkça belirtiyorlar mı?
- Sizinle Veri İşleme Sözleşmesi imzalıyorlar mı?
- Bilgilerin tutulduğu sunucular Türkiye'de mi?
- Çekin son kullanma tarihi ve harcanmayan paraya ne olacağı sözleşmede yazıyor mu?
- Sunulan hizmet resmi ödeme mevzuatına uygun mu?
İyi bir hediye çeki sistemi, hediyeyi alana özgürlük sunarken sizin de süreci rahatça kontrol etmenizi sağlar. Paybino; geniş mağaza ağı, güvenli yapısı, kullanımı kolay paneli ve detaylı raporlama özellikleriyle tüm bu ihtiyaçlarınızı tek bir yerden çözmenizi sağlar.